Битрикс24 Онлайн-запись — это инструмент для записи клиентов на прием к специалистам, бронирования помещений, техники и оборудования.

Онлайн-запись доступна не на всех тарифах.

Записывать клиентов на услуги могут все сотрудники. Для этого перейдите в раздел Онлайн-запись.

В статье расскажем:

• как добавить запись,
• добавить клиента,
• выбрать ресурс,
• выбрать услуги,
• выбрать сделку,
• настроить напоминания для клиента,
• подтвердить запись,
• подтвердить визит,
• перенести и удалить запись,
• записать несколько клиентов на одно время.

Добавить запись

1. Выберите время под нужным ресурсом и нажмите Создать.
2. Нажмите Общие слоты, если к основному ресурсу надо добавить дополнительный. Выберите ресурс. Например, можно забронировать врача и кабинет.
3. Выберите в расписании несколько слотов, чтобы записать клиента сразу на несколько приемов. Поставьте галочки в чекбоксы.
4. Нажмите Создать несколько.
5. Чтобы добавить информацию о клиенте и подробности записи, нажмите на стрелку в блоке с записью.

Чтобы записать клиента на услугу, надо создать хотя бы один ресурс.

Выбрали основной ресурс — «Врач» и добавили дополнительный — «Кабинет УЗИ»

Записали клиента сразу на два приема

Хотите стать первым, кто узнает о важных обновлениях в продукте?
Уроки, обучение, полезные истории, кейсы и эксклюзивные эфиры — все в Telegram-канале для пользователей «Битрикс24 печатает»

Добавить клиента

Можно создать нового клиента или выбрать существующего. Новые клиенты автоматически сохраняются в CRM.

1. Нажмите Клиент в окне записи.
2. Начните вводить имя клиента.
3. Нажмите Создать новый контакт, если клиента еще нет в CRM.
4. Выберите Добавить заметку к записи, чтобы указать дополнительную информацию о клиенте: пожелания, важные данные, которые помогут в обслуживании.
5. Напишите текст и сохраните изменения.

Выбрать ресурсы

Если для оказания услуги нужно несколько ресурсов, их можно добавить в карточку записи. Например, при организации выездного ремонта понадобятся мастер и служебный автомобиль, а для фотосессии — фотограф и студия.

Выбрать услуги

Можно выбрать одну или несколько услуг, на которые записывается клиент. В карточке сразу отображается общая сумма — менеджер может добавить нужные позиции и назвать итоговую стоимость прямо во время разговора с клиентом.

1–2. Нажмите Добавить и отметьте нужные позиции.
3–4. Все выбранные услуги автоматически появятся в карточках записи и сделки.

Если в сделке применить скидку или изменить цену услуги, она автоматически обновится в разделе Онлайн-запись.

Список всех услуг можно найти в разделе Услуги > Все услуги — откроется каталог.

Выбрать сделку

Можно привязать запись к конкретной сделке в CRM или создать новую.

Для создания новой сделки нажмите плюс (+), заполните карточку и сохраните ее. Чтобы выбрать сделку из CRM, нажмите Добавить.Для изменения или удаления сделки из онлайн-записи нажмите на Три точки (...) и выберите нужное действие.

Настроить напоминания для клиента

Вы можете напоминать клиентам о записи по СМС.

Чтобы отправлять напоминания, нужно настроить шаблоны сообщений.

Когда вы записали клиента на услугу, ему автоматически отправится сообщение с информацией о записи. Вы можете вручную выбрать другой вид сообщения из списка. Например, сразу подтвердить запись.

Примеры сообщений с информацией и напоминанием о записи

Подтвердить запись

Если клиент подтвердил запись по ссылке из сообщения, она автоматически подтвердится в Битрикс24.

Если клиент не подтвердил запись, вы можете позвонить ему и вручную указать нужный статус. Например, если клиент отказался от услуги, выберите статус Не подтверждено.

Подтвержденные записи в расписании выделены зеленым цветом, а неподтвержденные — голубым. Вы можете быстро определить статус записи и связаться с клиентами для подтверждения.

Подтвердить визит

Чтобы отслеживать посещаемость, в каждой записи отметьте пришел ли клиент.

1. Нажмите на стрелку рядом с записью.
2. Нажмите Выбрать в блоке Визит.
3. Выберите статус: Клиент пришел или Клиент не пришел.

Перенести и удалить запись

Запись можно перенести на другое время. Для этого нажмите на время в нужной записи и укажите новое.

Если вы случайно создали запись, ее можно удалить. Нажмите на Cтрелку > Удалить.

Записать несколько клиентов на одно время

Овербукинг — возможность записать двух клиентов на одно и то же время. Когда один из клиентов отменяет или переносит запись, этот слот занимает другой клиент. Так вы не потеряете клиентов и эффективно загрузите ресурсы компании.

Добавить двух клиентов на один слот можно двумя способами:

Добавить клиента в запись. Нажмите на стрелку в блоке существующей записи и кликните Овербукинг. Заполните карточку: добавьте клиента и сделку.

Перенести запись. Удерживайте мышкой существующую запись и перенесите ее на на занятый слот.

Записи овербукинга выделены в расписании горчичным цветом.

Добавили второго клиента в блоке записи
Перенесли существующую запись в занятый слот
Овербукинг в расписании
Использование овербукинга может привести к ситуации, когда оба клиента придут одновременно. Чтобы избежать неудобств, заранее предупредите клиентов о возможных изменениях в графике или предложите альтернативное время для записи.

Коротко

• Битрикс24 Онлайн-запись — это инструмент для записи клиентов на прием к специалистам, бронирования помещений, техники и оборудования.
• Записывать клиентов на услуги могут все сотрудники. Для этого перейдите в раздел Онлайн-запись.
• Чтобы записать клиента, надо создать хотя бы один ресурс.
• Выберите время под нужным ресурсом и нажмите Создать. Для одного клиента можно создать сразу несколько записей.
• В запись можно добавить клиента и сделку из CRM, заметку с важной информацией.
• Вы можете напоминать клиентам о записи по СМС.
• Когда клиент подтвердил запись по ссылке из сообщения, она автоматически подтвердится в Битрикс24.